Cómo Crear Un Proceso De Facturación Que Se Adapte A Tu Negocio

La facturación. Mandas una factura a un cliente. Te paga. Y eres rico. Y ya está. Parece bastante fácil, ¿verdad?. Desgraciadamente, no es así como funciona. Y en la mayoría de las organizaciones, las facturas desordenadas pueden ser una seria pérdida de tiempo. En este nuevo blog te enseñamos cómo crear un proceso de facturación que se adapte a tu negocio.

Como la mayoría de las cosas que valga la pena hacer, crear un proceso de facturación no es la tarea más fácil de realizar. Requiere algo de pensamiento estratégico, un puñado de decisiones que podrían impactar a tu negocio a largo plazo, y un poco de adaptación.

Para ayudarte a comenzar, hemos destacado lo más básico para crear un proceso de facturación organizado para tu negocio.

Lo que tienes que tener en cuenta para Crear un proceso de Facturación:

Condiciones de pago de las facturas

Como SMB, tienes tu propia serie de gastos que cubrir, lo que significa que es súper importante que tengas un plan claro para traer dinero de vuelta a tu negocio.

Para hacer esto eficientemente, necesitas empezar mirando hacia dentro y definiendo las condiciones de pago que tienen sentido para tu negocio.

Para crear condiciones claras de pago, necesitas averiguar:

• Cuándo quieres cobrar

Depende del servicio o el producto que ofreces, así como de las propias necesidades de tu negocio. Puedes elegir facturar semanalmente, mensualmente, trimestralmente o establecer una costumbre de cobrar de forma programada.

La palabra clave aquí es “programada”: querrás elegir un plan de pago y adherirte a él para evitar confusiones, establecer expectativas claras y agilizar el flujo de dinero.

 

• Cómo quieres cobrar

Los métodos de pago se refieren a los medios a través de los cuales tus clientes pueden pagar por tus productos o servicios.

Los métodos de pago que tú has aprobado que te sirven para tu negocio juegan un papel importante facilitando sin complicaciones la facturación, y deberían de aspirar a reflejar las necesidades, únicas, y los compromisos privados de tu negocio.

Estos métodos deben también reflejar las preferencias de pago de tus clientes. Quedando con tus clientes allí donde ellos estén, haces que sea más fácil para ellos completar los pagos a tiempo.

Diferentes métodos de pago, pueden incluir: pago con tarjeta de débito o crédito, con dinero, con cheques, con giro postal, etc.

 

• Póliza de cobro de deudas

Incluso cuando has llevado a cabo todo un procedimiento para facturar, tener que tratar con clientes que no han pagado es una realidad que habría aún entonces que planificar.

Cuando defines tus términos de pago, considera incluir los pasos procesables que tomarás si no puedes resolver una factura impagada.

Por ejemplo, puedes establecer que tratarás de contactar al cliente tres veces antes de implicar a un abogado o un mediador en negocios. Esto ayudará a poner claro que el pago es forzoso y que tienes un plan a seguir.

 

Creación de facturas

Dependiendo de si provees un servicio o un producto, las siguientes líneas servirán como las mejores prácticas cuando vayas a crear un proceso de facturación profesional.

• Incluye la palabra “Factura”
• Asigna a la factura un único número y la fecha vigente
• Provee a tu negocio de nombre y de datos de contacto
• Haz una lista de los detalles del producto o servicio que provees, incluyendo cantidad, tarifas, horas, etc.
• Proporciona el nombre y los datos de contacto de tu cliente
• Destaca el total
• Especifica cualquier detalle de pago o una fecha de vencimiento si es necesario

 

Factura QA

“Comprueba en tus facturas los errores tipográficos, errores de moneda y errores cometidos con el ordenador. En muchos casos, las facturas son devueltas porque el cliente decide no pagar debido a un error” explica el profesional de finanzas y contabilidad, Simon Speirs.

Para evitar mandar una factura al cliente conteniendo cualquier error tonto, tómate el tiempo de revisar cada factura, para asegurarte de que:

• La estás mandando al contacto correcto. Las facturas contienen información financiera sensible. Asegúrate de que estás mandándola al sitio correcto para evitar complicaciones legales.
• Tus números están correctos. Comprueba las líneas de productos para que las cantidades, horas y precios sean los correctos. Revisa totales y subtotales, poniendo especial atención a la concisión, en las tasas y los descuentos.
• Has especificado todos los detalles de pago. No debe de haber tarifas sorpresa incluidas en tu factura final. Si has añadido cualquier cosa que no haya sido discutida con el cliente, asegúrate de por qué está incluida.
• Estás usando la moneda correcta. Se estás cobrando a clientes internacionales, asegúrate de que toda la moneda está convertida.
• Has incluido tu información de contacto. En el caso de que el cliente tenga preguntas sobre la factura, incluye tu información de contacto y logotipo para dirigirlos, en ese caso, en la dirección adecuada para conseguir asistencia.

 

Entrega de las facturas

Hay pocas formas diferentes de enviar la factura al cliente. Estas son dos de las opciones más comunes:

1. Enviar la factura vía email o la website
2. Enviar la factura vía correo postal

Al enviar una factura por email significa que tienes la opción de enviarlo a través del email o directamente desde tu software de contabilidad y de facturación.

Este es el método preferido de enviar las facturas. Ya que te permite enviar facturas rápidamente, tan pronto como los proyectos o los pedidos están completados.

Si eliges enviar una factura vía correo postal, tendrás que prestar atención al tiempo, ya que la factura tardará unos cuantos de días, en llegar, ser procesada y enviada otra vez hacia atrás.

Eso es todo lo necesario para crear un proceso de facturación para tu empresa.

 

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